L-Uffiċċju tal-Kummissjoni
Il-Kummissjoni hija assistita minn tim żgħir u ddedikat ta’ uffiċjali pubbliċi mmexxi mis-Segretarju Eżekuttiv, uffiċjal pubbliku anzjan maħtur f’din il-pożizzjoni permezz ta’ ftehim ta’ prestazzjoni.
L- ogħla uffiċjali tal-Uffiċċju tal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku huma elenkati hawn taħt:
- Is-Sa Moira Attard — Segretarju Eżekuttiv
- Is-Sa Angele Cilia Degiorgio — Assistent Direttur, Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku
- Is-Sa Natasha Magro— Assistent Direttur, Servizzi ta’ Appoġġ
Wieħed jista jikkuntatja lill-Uffiċċju tal-Kummissjoni permezz tal-imejl, fuq: psc@gov.mt
Għal aktar dettalji dwar kif tikkomunika magħna jekk jogħġbok mur fuq: Ikkuntattjana.
Riżultati ppubblikati
Il-proċedura tal-Ħatriet taħt awtorità delegata tipprovdi li għal sejħiet ippubblikati mill-1 ta’ Frar 2016 ’il quddiem, l-awtorità responsabbli għas-sejħa għandha tippubblika jew toħroġ ir-riżultat, kif applikabbli, wara li tkun eżaminat ir-rapport tal-Bord tal-Għażla biex tiżgura li ma jkun hemm l- ebda żball jew ommissjoni apparenti fir-rapport u tkun sodisfatta li dan jissodisfa r-rekwiżiti stabbiliti kollha. Ir-riżultat għandu jintwera fuq il-bord tal-avviżi dipartimentali u fuq il-bords tal-avviżi ta’ uffiċċji jew fergħat oħra tad-dipartiment. Fl-istess jum, għandha tidher notifika tal-pubblikazzjoni tar-riżultat fuq is-sit web tal-Ministeru/dipartiment. Fl-istess ħin, għandu jintbagħat messaġġ elettroniku permezz ta’ SMS (u/jew email) lill-kandidati kollha li pparteċipaw fil-proċess tal-għażla u li kienu ssottomettew numru tal-mowbajl (u/jew indirizz tal-imejl) mal-applikazzjoni tagħhom.
Post/Pożizzjoni | Data |
---|---|
Libertà tal-Informazzjoni
Artikolu 5(4) tal-Att dwar il-Libertà tal-Informazzjoni jistipula
li l-Att m’għandux japplika għad-dokumenti miżmuma mill-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku.
Politika ta’ Żamma
POLITIKA LI TIRREGOLA Ż-ŻAMMA TAD-DOKUMENTAZZJONI FL-UFFIĊĊJU TAL-KUMMISSJONI DWAR IS-SERVIZZ PUBBLIKU
SKOP TA’ APPLIKAZZJONI
- Din il-politika għandha l-għan li tirregola ż-żamma, il-manutenzjoni u d-disponiment tad- dokumentazzjoni, fl-uffiċċju tal-Kummissjoni dwar is- tas-Servizz Pubbliku, kif previst fir- Regolamenti dwar il-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku (S.L. Const. 01), ir-Regolamenti tal- Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku dwar il-Ħatriet (S.L. Const. 05) u r-Regolamenti tal- Proċedura ta’ Dixxiplina tal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku (S.L. Const. 03), u f’konformità mal-prinċipji tal-leġiżlazzjoni dwar il-protezzjoni tad-data, u dispożizzjonijiet legali oħra fil-Liġi Maltija.
SFOND
- Il-GDPR iressaq il-prinċipju li d-data personali u d-data personali sensittiva m’għandhomx jinżammu għal perjodi li huma itwal milli meħtieġ. F’dan il-kuntest, l-Uffiċċju tal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku għandu politika ta’ żamma għad-data u d-dokumentazzjoni kollha li jiġbor u jipproċessa, bl-għan li tiġi żgurata l-konformità mar-Regolament u biex jiġi żgurat li ma jintużawx riżorsi fl-ipproċessar u fl-arkivjar ta’ data li ma tibqax rilevanti.
L-GĦANIJIET
- Din il-politika għandha l-għan li tikseb l-objettivi li ġejjin:
-
Jirregola ż-żamma u r-rimi tad-diversi tipi ta’ dokumentazzjoni kemm jekk miżmuma f’sistemi ta’ arkivjar manwali jew awtomatizzati fl-uffiċċju tal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku, filwaqt li jaderixxi mal-prinċipju tal-Protezzjoni tad-Data li d-data personali ma għandhiex tinżamm għal perjodu itwal milli meħtieġ;
-
Ir-rimi ta’ dokumentazzjoni mhux meħtieġa li m’għadhiex rilevanti u li qed tieħu spazju utli għall- ħażna;
-
Jippromwovu d-diġitalizzazzjoni tad-dokumentazzjoni kif jista’ jkun raġonevolment possibbli sabiex jiġi minimizzat l-użu tal-ispazju ta’ ħażna meħtieġ għall-ħażna tad-dokumentazzjoni, kif ukoll biex jiġi promoss użu sostenibbli tal-karta u tal-istampar ta’ oġġetti konsumabbli.
AMMINISTRAZZJONI
- Id-dokumentazzjoni tinżamm u tiġi rreġistrata mit-Taqsima tar-Reġistru, is-Sezzjoni li taqa’ taħt is- Servizzi ta’ Appoġġ fl-Uffiċċju tal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku. Din il-politika hija għalhekk applikabbli għad-dokumentazzjoni kollha bħal din. Hija fir-responsabbiltà tat-Taqsima tar-Reġistru taħt is-Servizzi ta’ Appoġġ u tal-Kontrollur tad-Data tagħha, is-Segretarju Eżekuttiv tal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku, li tiżgura li d-dispożizzjonijiet kollha ta’ din il-politika jiġu rrispettati.
DOKUMENTAZZJONI MIŻMUMA FL-UFFIĊĊJU TAL-KUMMISSJONI DWAR IS-SERVIZZ PUBBLIKU
- Bħala parti mir-rekwiżiti operattivi tiegħu, l-uffiċċju tal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku, jitlob, u jżomm firxa wiesgħa ta’ dokumentazzjoni inkluża data personali. Id-diversi tipi ta’ dokumentazzjoni użati mill-uffiċċju tal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku jistgħu jiġu kklassifikati kif ġej:
-
Data Personali ta’ Ċerpersin, Deputat Ċerpersin u membri tal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku,
-
Fajls personali tas-Segretarju Eżekuttiv u tal-persunal fl-Uffiċċju tal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku;
-
Rekords tal-attendenza u tal-assentejiżmu tal-persunal;
-
Rekords mediċi u ċertifikati tal-persunal;
-
Ir-rekords finanzjarji inklużi l-pagi, il-FS3, il-kontribuzzjonijiet tat-taxxa u tal-assigurazzjoni nazzjonali, eċċ.;
-
Kontijiet u rekords tal-akkwist;
-
Fajls Amministrattivi u ta’ politika;
-
Minuti tal-laqgħat tal-Kummissjoni;
-
Fajls ta’ ħatriet f’Gradi/Pożizzjonijiet fis-Servizz Pubbliku;
-
Fajls tal-petizzjonijiet u rappreżentazzjonijiet dwar il-proċessi tal-għażla fis-Servizz Pubbliku;
-
Fajls Dixxiplinari;
-
Reġistrazzjonijiet orali ta’ smigħ;
SIGURTÀ TAD-DOKUMENTAZZJONI
- Id-dokumentazzjoni tinżamm f’post aċċessibbli iżda sigur b’aċċess adegwat ipprovdut lill-uffiċjali li għandhom il-livell ta’ approvazzjoni biex jaċċessaw id-dokumentazzjoni rilevanti. Fil-każ ta’ dokumenti b’data personali sensittiva b’livelli ogħla ta’ approvazzjoni, il-protokolli ta’ kontroll tal- aċċess jiġu osservati bis-sħiħ, biex jiġi żgurat li dawk biss li jkollhom l-approvazzjoni tas-sigurtà meħtieġa jkollhom aċċess għal tali dokumentazzjoni.
- Fil-każ tad-dejta personali, il-GDPR jistipula wkoll li dawk biss meħtieġa biex jipproċessaw id-dejta personali għandu jkollhom aċċess għar-rekords personali..
- Il-persunal li jinstab li qed jikser dawn il-protokolli ta’ sigurtà, u għalhekk bi ksur tal-GDPR, se jkun soġġett għal azzjoni dixxiplinarja.
PERJODU TA’ ŻAMMA
- Iż-żamma ta’ kategoriji differenti ta’ dokumenti hija rregolata minn rekwiżiti differenti u minn leġiżlazzjoni u regolamenti differenti. L-iskeda li ġejja tiddeskrivi r-rekwiżiti ta’ żamma għad-diversi kategoriji ta’ dokumentazzjoni fl- uffiċċju tal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku.
Il-kategorija | Perjodu ta’ Żamma |
---|---|
Tagħrif Personali | |
Fajls Personali tal-Impjegati | Sal-età ta’ 75 sena, li warajha għandhom jinqerdu |
Skedi ta’ Rekords Personali (GP 46) | Għaxar (10) snin mid-data tat-terminazzjoni tal-impjieg |
Skedi ta’ Rekord ta’ Servizz u Ħlas (GP 47) | Għall-istess perjodu bħal dak miżmum għall- formoli ta’ applikazzjoni għal impjieg rilevanti |
Rapporti annwali dwar il- prestazzjoni (inklużi l-PMPs) | Tliet (3) snin sħaħ |
Attendenza u Reġistri ta’ Nuqqas | |
Skedi ta’ attendenza | Sentejn |
Kards tal-Leave tal-vaganzi | Tliet (3) snin |
Kards għal-Leave tal-Mard | Għaxar (10) snin mid-data tat-terminazzjoni tal- impjieg |
Talbiet għall-ħatra ta’ bord mediku | Għaxar (10) snin mid-data tat-terminazzjoni tal- impjieg |
Rapporti minn bord mediku | Għaxar (10) snin mid-data tat-terminazzjoni tal- impjieg |
Rekords Mediċi | |
Ċertifikati ta’ Leave tal-Mard | Sena mill-ħruġ taċ-ċertifikat, li warajha għandhom jinqerdu |
Rekords tal-Leave tal-Mard | 5 snin, li warajhom għandhom jinqerdu |
Dokumentazzjoni Finanzjarja | |
Rekords tal-Akkwist | 10 snin, li warajhom għandhom jinqerdu |
Rekords ta’ Kontabilità | 10 snin, li warajhom għandhom jinqerdu |
Dikjarazzjonijiet Finanzjarji Annwali | 10 snin, li warajhom għandhom jinqerdu |
Ħidmiet tal-Kummissjoni | |
Minuti tal-laqgħat | 30 sena, li warajhom għandhom jiġu trasferiti fl-Arkivji Nazzjonali għall-preservazzjoni permanenti. |
Fajls tal-Pożizzjonijiet Ewlenin (fl- għola livelli ta’ Kap) | Sentejn mid-data tal-ħruġ tas-sejħa għall- applikazzjonijiet, li warajha għandhom jinqerdu, b’kampjun ta’ 5 % li għandu jiġi ttrasferit fl-Arkivji Nazzjonali għall- preservazzjoni permanenti wara 30 snin mid- data tal-ħruġ tas-sejħa. (Kampjun ta’ 5 % li għandu jinżamm fl-uffiċċju tal-PSC sa 30 snin ikunu skadew) |
Fajls ta’ Sejħiet għal Applikazzjonijiet — Postijiet/Pożizzjonijiet (fejn inħareġ riżultat) | 15-il sena mid-data tal-ħruġ tas-sejħa għall- applikazzjonijiet, li warajha għandhom jinqerdu, b’kampjun ta’ 5 % li għandu jiġi ttrasferit fl-Arkivji Nazzjonali għall- preservazzjoni permanenti wara 30 snin mid- data tal-ħruġ tas-sejħa. (Kampjun ta’ 5 % li għandu jinżamm fl-uffiċċju tal-PSC sa 30 snin ikunu skadew). |
Fajls Dixxiplinari (Sejbien ta’ Ħtija) | Sal-età ta’ 75 sena, li warajha għandhom jinqerdu, b’kampjun ta’ 5 % li għandu jiġi ttrasferit fl-Arkivji Nazzjonali għall- preservazzjoni permanenti. |
Fajls Dixxiplinari (Meħlusa minn Ħtija) | xahrejn mill-konklużjoni tal-każ, li warajh għandhom jinqerdu, b’kampjun ta’ 5 % li għandu jiġi ttrasferit fl-Arkivji Nazzjonali għall- preservazzjoni permanenti. |
Fajls tal-Kummissjoni (relatati mal-funzjoni tal-istess Kummissjoni) | 30 sena, li warajhom għandhom jiġu trasferiti fl-Arkivji Nazzjonali għall-preservazzjoni permanenti. |
Fajls tal-petizzjonijiet (relatati ma’ lmenti mressqa minn kandidati li jħossuhom aggravati mir-riżultat ta’ proċess ta’ għażla speċifiku) | 15-il sena mid-data tal-ħruġ tas-sejħa għall- applikazzjonijiet, li warajha għandhom jinqerdu, b’kampjun ta’ 5 % li għandu jiġi ttrasferit fl-Arkivji Nazzjonali għall- preservazzjoni permanenti wara 30 snin mid- data tal-ħruġ tas-sejħa. (Kampjun ta’ 5 % li għandu jinżamm fl-uffiċċju tal-PSC sa 30 snin ikunu skadew) |
Reġistrazzjonijiet awdjo ta’ Smigħ Orali mal-Kummissjoni dwar is- tas-Servizz Pubbliku rigward Każijiet Dixxiplinari | 3 xhur mill-konklużjoni tal-każ, u wara dan għandhom jitħassru. |
Reġistrazzjonijiet awdjo ta’ Smigħ Orali mal-Kummissjoni dwar is- tas-Servizz Pubbliku rigward it-twettiq jew ir-revoka tal-ħatriet | 3 xhur mid-data li fiha d-deċiżjoni finali tal- Kummissjoni ġiet ikkomunikata lill-applikant, lill- kandidat jew lill-uffiċjal ikkonċernat. NOTA: Meta l-applikant, il-kandidat jew l-uffiċjal ikkonċernat jonqos milli jattendi s-Seduta Orali, ir- reġistrazzjoni bl-awdjo titħassar eżatt wara li jkunu tħejjew il-minuti tas-seduta ta’ smigħ. |
Ritratti prodotti bħala evidenza waqt seduti orali rigward każijiet dixxiplinari u kawżi relatati mat- twettiq jew ir-revoka ta’ ħatriet | Ir-ritratti għandhom jintbagħtu lura lill-uffiċjal ikkonċernat fi tmiem il-każ. NOTA: Qabel ma jintbagħtu lura, ir-ritratti għandhom jiġu ffirmati mill-membri tal- Kummissjoni u mill-uffiċjal ikkonċernat, flimkien ma’ dikjarazzjoni ffirmata mis-suġġett tad-data li tindika n-numru ta’ ritratti rritornati. Din id- dikjarazzjoni għandha tinżamm fil-fajl rispettiv tal- PSC. |
EGĦLUQ
Politika dwar il-Protezzjoni tad-Data
POLITIKA LI TIRREGOLA Ż-ŻAMMA TAD-DOKUMENTAZZJONI FL-UFFIĊĊJU TAL-KUMMISSJONI DWAR IS-SERVIZZ PUBBLIKU
Ir-Regolament (UE) 2016/679 Ġenerali dwar il-Protezzjoni tad-Data (GDPR) u l- Att dwar il-Protezzjoni tad-Data (Kap. 586) jirregolaw l-ipproċessar ta’ data personali kemm jekk miżmuma elettronikament kif ukoll jekk f’forma manwali. The Office of the Public Service Commission is set to fully comply with the Data Protection Principles as set out in such data protection legislation.
Għanijiet għall-ġbir ta’ data
L-Uffiċċju tal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku jiġbor u jipproċessa l- informazzjoni biex iwettaq l-obbligi tiegħu skont il-leġiżlazzjoni preżenti. Id-data kollha tinġabar u tiġi pproċessata skont il-Leġiżlazzjoni dwar il-Protezzjoni tad- Data u r-Regolamenti dwar il-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku (L.S. Kost. 01), ir-Regolamenti tal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku dwar il-Ħatriet (L.S Kost. 05) u r-Regolamenti tal-Proċedura ta’ Dixxiplina tal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku (L.S Kost. 03).
Riċevituri tad-data
L-informazzjoni Personali tiġi aċċessata mill-impjegati li huma assenjati biex iwettqu l-funzjonijiet tal-Uffiċċju tal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku. Id- data Personali tista’ tiġi żvelata lil-Qrati tal-Ġustizzja, lil-Uffiċċju tal-Avukat tal- Istat, lil-Uffiċċju tal-Ombudsman, lis-Segretarji Permanenti, lil-Kapijiet tad- Dipartiment, lil-membri tal-Bordijiet tal-Għażla, lir-rappreżentanti legali, u l- awtoritajiet kompetenti li jirrappreżentaw l-uffiċjali pubbliċi. L-iżvelar jista’ jsir ukoll lil partijiet terzi biss kif awtorizzat u b’konformita’ mal-liġi.
Id-drittijiet tiegħek
Inti intitolat li tkun taf, mingħajr ħlas, x’tip ta’ informazzjoni għandu u jipproċessa dwarek l-Uffiċċju tal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku, għaliex din l-informazzjoni qed tinżamm u tiġi pproċessata, min għandu aċċess għaliha, kif tinżamm u kif tinżamm aġġornata, għal kemm żmien tinżamm, u x’qed jagħmel l-Uffiċju biex jikkonforma mal-leġiżlazzjoni dwar il-protezzjoni tad-data.
Il-GDPR jistabbilixxi proċedura formali biex jiġu ttrattati t-talbiet minn-suġġetti tad-data. Is-suġġetti tad-data kollha għandhom id-dritt għal kwalunkwe informazzjoni personali miżmuma dwarhom mill-Uffiċċju tal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku, kemm jekk f’format elettroniku jew fil-fajls manwali. It- talbiet għall-aċċess għall-informazzjoni personali mis-suġġetti tad-data għandhom isiru bil-miktub u jintbagħtu lis-Segretarju Eżekuttiv, l-uffiċċju tal- Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku. Id-dettalji ta’ identifikazzjoni tiegħek bħan-numru tal-ID, l-isem u l-kunjom għandom jiġu sottomessi mat-talba għal aċċess. F’każ li niltaqgħu ma’ diffikultajiet ta’ identifikazzjoni, jista’ jkollok bżonn tippreżenta dokument ta’ identifikazzjoni.
L-Uffiċċju tal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku għandu l-għan li jikkonforma malajr kemm jista’ jkun mat-talbiet għal aċċess għal informazzjoni personali u se jiżgura li din tiġi pprovduta fi żmien raġonevoli u fi kwalunkwe każ mhux aktar tard minn xahar minn meta tasal it-talba, sakemm ma jkunx hemm raġuni valida għad-dewmien. Meta talba għal aċċess ma tkunx tista’ tintlaqa’ fi żmien raġonevoli, r-raġuni tiġi spjegata bil-miktub lis-suġġett tad-data li jagħmel it-talba. Jekk ikun hemm xi ksur tad-data, is-suġġett tad-data jiġi infurmat kif xieraq.
Is-suġġetti tad-data kollha għandhom id-dritt li jitolbu li l-informazzjoni tagħhom tiġi emendata, imħassra jew ma tintużax f’każ li jirriżulta li d-data ma tkunx korretta.
F’każ li ma tkunx sodisfatt bl-eżitu tat-talba tiegħek għal aċċess, tista’ tirreferi lment lill-Kummissarju għall-Informazzjoni u l-Protezzjoni tad-Data, li d-dettalji ta’ kuntatt tiegħu huma pprovduti hawn taħt.
Segretarju Eżekuttiv, Kummissjoni dwar is- għas-Servizz Pubbliku
Wieħed jista jikkuntattja lis-Segretarju Eżekuttiv, fuq:
Livell 2, Triq San Kristofru,
Triq San Kristofru
Il-Belt Valletta VLT 1464
Telefon: 21222063/4
Imejl: dpo.psc@gov.mt
Il-Kummissarju għall-Informazzjoni u l-Protezzjoni tad-Data
Il-Kummissarju għall-Informazzjoni u l-Protezzjoni tad-Data jista’ jiġi kkuntattjat fuq:
Livell 2, Airways House,
Triq il-Kbira,
Sliema SLM 1549
Telefon: 23287100
Imejl: idpc.info@gov.mt
Segretarji Ezekuttivi tal-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku
- Is-Sur H Miller, Segretarju Designate
06.07.1960 – 16.12.1960 - Is-Sur H Miller, Segretarju
06.07.1960 – 16.12.1960 - Is-Sur G Soler, Segretarju
24.03.1969 – 08.03.1973 - Is-Sur A Piccinino, Aġent Segretarju
09.03.1973 – 30.11.1973 - Is-Sur C Vella, Aġent Segretarju
01.12.1973 – 21.09.1975 - Is-Sur P Vassallo Cachia, Segretarju
22.09.1975 – 09.09.1983 - Is-Sur P V Attard, Segretarju
01.01.1984 – 16.09.1985 - Is-Sur R V Mifsud, Segretarju
23.12.1985 – 31.12.1988 - Is-Sur N Scicluna, Segretarju
05.01.1989 – 26.11.1993 - Is-Sur J Bonello, Aġent Segretarju
27.11.1993 – 15.10.1995 - Is-Sur G Saliba, Aġent Segretarju
16.10.1995 – 03.12.1995
-
Is-Sur J Bonello, Aġent Segretarju
04.12.1995 – 02.05.1996 -
Is-Sur N Worley, Aġent Segretarju
03.05.1996 – 18.02.1999 -
Is-Sur N Worley, Segretarju
19.02.1999 – 12.04.2001 -
Is-Sur R Saliba, Aġent Segretarju
13.04.2001 – 20.06.2001 -
Is-Sur R Saliba, Segretarju
21.06.2001 – 09.01.2004 -
Is-Sur P Sammut, Segretarju
10.01.2004 – 08.01.2010 -
Is-Sur P Sammut, Segretarju Eżekuttiv
09.01.2010 – 16.04.2010 -
Is-Sur C Polidano, Segretarju Eżekuttiv
17.04.2010 – 28.02.2014 -
Is-Sa C Schembri, Segretarju Eżekuttiv
01.03.2014 – 30.06.2020 -
Is-Sa J Bonnici, Aġent Segretarju
01.07.2020 – 15.11.2020 -
Is-Sa M Attard, Segretarju Eżekuttiv
16.11.2020 –
Ikkuntattjana
Informazzjoni biex tikkuntatjana
Indirizz
Il-Kummissjoni dwar is-Servizz Pubbliku
Livell 2, Palazzo Spinola
Business Centre
Triq San Kristofru
Il-Belt Valletta VLT 1464
Malta
Telefon: